Errores frecuentes en la gestión de Formación Programada

Entrando en el último trimestre del año, son muchas las empresas que se apresuran en consumir los créditos de Formación Programada que no han usado durante el resto del año.

Y como bien se dice, las prisas no son buenas consejeras.

Por ello, en Grupo System te ofrecemos los errores más frecuentes en la Formación Programada para que el Servicio Público de Empleo no nos reclame la devolución de las bonificaciones.

Datos de plantilla y cuotas no coincidentes o pendientes de validar

En ocasiones, la información de plantilla media de trabajadores o cuota de formación profesional no está correctamente mecanizada por la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS). Esto puede deberse a errores en el CIF, cuentas de cotización, o cambios societarios no comunicados.

Si no se corrigen, la empresa puede aparecer con datos incorrectos, lo que afecta al cálculo del crédito disponible, a una cofinanciación no aplicada o la posibilidad de bonificar.

Comunicación tardía o incompleta de grupos formativos, cambios y de la finalización

No comunicar los inicios, cambios de fecha, localidad, horario, etc., con la antelación requerida (por ejemplo, la modificación de localidad o fecha de finalización debe comunicarse al menos un día natural antes del inicio, entre otras casuísticas posibles).

No finalizar los grupos en la aplicación telemática correctamente o hacerlo sin que estén correctamente cerrados los datos de participantes.

Errores en los datos de los participantes

Es fundamental que la información comunicada —como NIF/NIE, número de afiliación a la Seguridad Social (NISS), y empresa de pertenencia en la fecha de inicio de la formación— coincida exactamente con los registros de la TGSS.

Si un participante no figura dado de alta en la empresa correspondiente en el momento de inicio de la acción formativa, su inclusión será rechazada automáticamente.

También pueden surgir incidencias si se omiten campos requeridos en los formularios o en los ficheros XML, como los datos de tutorías, etiquetas sectoriales u otros elementos exigidos por la normativa.

Costes incorrectos o no elegibles o sobreestimación del coste real

Inclusión de costes que no están bonificados por la normativa, o que no pueden justificarse adecuadamente.

Además, es posible que se excedan los módulos económicos máximos establecidos para determinadas acciones formativas (por ejemplo, certificados de profesionalidad).

Cofinanciación privada insuficiente o mal calculada

Las empresas que cuentan con más de cinco trabajadores están obligadas a aportar una parte de financiación privada que cubra parte de los costes formativos y salariales de los participantes.

No cumplir adecuadamente con este requisito —ya sea por omisión o por aplicación incorrecta— puede generar incidencias administrativas que afecten a la bonificación.

Notificaciones omitidas o ignoradas

Si el correo electrónico de contacto no está actualizado o no se consulta el buzón de notificaciones electrónicas, los requerimientos enviados por FUNDAE o el SEPE pueden pasar inadvertidos.

No atender estos requerimientos dentro del plazo establecido puede provocar que la acción formativa se considere como “no realizada”, lo que conlleva la pérdida del derecho a bonificación.

Errores en la aplicación de la bonificación en los boletines de cotización

Aunque se haya comunicado correctamente la acción formativa a FUNDAE, si no se refleja la bonificación en el fichero RLC que se envía a la Seguridad Social, no se aplicará la deducción en los seguros sociales.

Es decir, la empresa perdería el derecho a bonificarse esa formación si no lo indica correctamente en ese documento.

Desfinalizar grupos (corrección de errores) fuera de plazo

Cuando se detectan errores tras finalizar un grupo, la “desfinalización” (volver atrás en la finalización para corregir datos) debe hacer dentro del plazo permitido.

Si no, no es posible corregir la información comunicada.