Nuevo registro horario digital en España: qué cambios se esperan y cómo afectará a las empresas

En los últimos años, el registro horario se ha convertido en una de las obligaciones laborales más vigiladas por la Inspección de Trabajo en España. Desde la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, todas las empresas deben llevar un control diario de la jornada de sus trabajadores.

Ahora, el Gobierno prepara una reforma normativa que modificará el modelo actual de registro horario, reforzando especialmente la digitalización de los sistemas utilizados por las empresas.

El nuevo reglamento, que sustituirá al actual marco regulador, ya se encuentra en el Consejo de Estado, lo que supone uno de los últimos pasos antes de su aprobación definitiva y publicación en el Boletín Oficial del Estado.

Aunque todavía no se ha publicado el texto definitivo, los borradores conocidos permiten anticipar algunos de los cambios más relevantes que deberán tener en cuenta empresas y departamentos de recursos humanos.

El nuevo reglamento de registro horario ya está en su fase final

El pasado 3 de marzo, el Ministerio de Trabajo confirmó que el proyecto normativo que regulará el nuevo sistema de registro horario ya ha sido remitido al Consejo de Estado para su dictamen previo.

Este paso suele ser uno de los últimos trámites antes de la aprobación definitiva de una norma, por lo que todo apunta a que su publicación podría producirse en los próximos meses.

No obstante, la experiencia reciente con otras normas laborales y regulatorias aconseja cierta prudencia en los plazos. En algunos casos, proyectos legislativos que parecían inminentes han terminado retrasándose durante meses.

Aun así, el consenso en el ámbito laboral es claro: las empresas deberán avanzar hacia sistemas de registro horario completamente digitales, con mayores garantías de control y trazabilidad.

Fin del registro horario en papel: la digitalización será obligatoria

Uno de los cambios más relevantes que introduce la reforma es el refuerzo del registro horario digital como único sistema válido para cumplir con la normativa laboral.

Aunque el Real Decreto-ley 8/2019 ya obligaba a registrar la jornada laboral, en la práctica muchas empresas han seguido utilizando sistemas manuales como hojas en papel o plantillas de Excel.

El nuevo reglamento pretende eliminar definitivamente estas prácticas, estableciendo que el control horario deberá realizarse mediante sistemas digitales que garanticen la integridad de los datos y su trazabilidad.

Esta digitalización permitirá, además, mejorar la supervisión por parte de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Modificaciones en los registros: qué cambios introducen los borradores

Uno de los aspectos que más debate generó en los primeros borradores del proyecto fue la posibilidad de modificar registros ya realizados.

Las primeras versiones de la norma indicaban que los registros realizados por los trabajadores no podrían modificarse bajo ningún concepto, lo que generaba problemas evidentes en situaciones habituales.

Por ejemplo, si un trabajador registraba su entrada pero olvidaba marcar la salida, el sistema podía reflejar jornadas de trabajo irreales.

En los borradores posteriores, este punto se ha matizado. Actualmente, se contempla que los registros sí puedan modificarse por un perfil administrador, siempre que quede constancia clara de:

Quién ha realizado la modificación.
La fecha en la que se ha producido.
El motivo de la corrección.

Este sistema permitiría corregir errores sin comprometer la trazabilidad del registro.

Identificación inequívoca del trabajador

Otro de los elementos clave de la futura regulación será la identificación clara del trabajador que realiza el fichaje.

El acceso al sistema de registro horario deberá ser individualizado y personal, utilizando mecanismos de autenticación mínimos como usuario y contraseña.

Durante distintas reuniones y seminarios en los que han participado inspectores de trabajo se ha señalado, además, que existe una creciente preocupación por los fraudes asociados a determinados sistemas de fichaje.

Un ejemplo frecuente es el uso de tarjetas de radiofrecuencia (RF o RFID), que permiten que un trabajador pueda fichar utilizando la tarjeta de otro compañero.

Aunque actualmente no existe ninguna indicación de que estos sistemas vayan a prohibirse, sí es previsible que la Inspección de Trabajo preste una mayor atención a los patrones de fichaje y posibles irregularidades.

Qué deberían empezar a hacer las empresas con el nuevo control horario

Aunque el texto definitivo aún no ha sido aprobado, la dirección de la normativa parece clara: el registro horario será cada vez más digital, trazable y auditable.

Por ello, muchas empresas están empezando a revisar sus sistemas actuales para asegurarse de que cumplen con los requisitos que previsiblemente exigirá la nueva normativa.

Adoptar soluciones digitales de registro horario no solo facilita el cumplimiento legal, sino que también permite mejorar la gestión interna de la jornada laboral, las horas extraordinarias y los turnos de trabajo

Prepararse para el nuevo registro horario

El refuerzo del registro horario digital es una tendencia clara dentro de la política laboral europea y española. Todo indica que las empresas deberán adaptarse a sistemas cada vez más transparentes y tecnológicamente avanzados.

Prepararse con antelación permitirá evitar sanciones y facilitar la adaptación cuando la normativa entre definitivamente en vigor.

En este contexto, contar con herramientas que permitan registrar la jornada de forma digital, segura y con trazabilidad completa será clave para garantizar el cumplimiento normativo en los próximos años.